Sistema de Información Gerencial
El sistema de Información Gerencial (SIG)
Integrado por el usuario y la máquina, quienes al complementarse potencializan las funciones organizacionales de planeación, organización y control y se convierten en la herramienta de primera mano para el gerente en la toma de decisiones.
El SIG cumple una función primordial respecto a la toma de decisiones porque suministra la información necesaria desde el análisis orientado a los datos hasta la información centrada en proyecciones tendientes a apoyar las decisiones gerenciales.
En el caso de la empresa CyG, se ha ido estableciendo gradualmente un sistema de información que le permite fortalecerse y crecer. Este proceso se inició desde hace cinco años prestando gran importancia al soporte técnico informático e integrando en este proceso las áreas financiera (contabilidad, tesorería, planeación, nómina) como la de recursos humanos, compras, producción, logística (almacén, despachos, distribución) las que finalmente son el soporte del objeto de la empresa: los restaurantes.
La actividad principal de la empresa CyG es la venta de alimentos preparados por lo que su desarrollo se lleva a cabo en diferentes puntos de la ciudad de Bogotá. Al la fecha cuenta con 200 empleados de los cuales la mayoría se desempeñan en los restaurantes, en diferentes labores que requieren la atención del establecimiento. Por otro lado, cuarenta colaboradores atienden la planta de producción, son ellos los que llevan a cabo los procesos de procesamiento y empaque de los productos que llegan a los puntos de venta (restaurantes) a través del personal logístico quien los transporta a diario para abastecer las necesidades del cliente. Entre tanto, el personal administrativo, conformado por un grupo de veinte personas se suple las necesidades administrativas de la compañía.
El SIG se ha ido implementando en la compañía progresivamente como consecuencia con los cambios globales y a la planeación estratégica que busca estructurar eficientemente la información que se maneja en la compañía, en la tarea de hacerla mas confiable para la toma de decisiones. En este sentido se habla de un sistema de información gerencial que brinde calidad, en la medida que éste sea fiel reflejo de la realidad; oportunidad, para lograr un control eficaz para aplicar los correctivos a tiempo y que la cantidad de información que las áreas le suministran sea relevante para la toma de decisiones.
El SIG vincula diferentes áreas a través de la tecnología y a partir de módulos el usuario interactúa con el sistema para ingresar los datos que posteriormente devuelve en informes, bases, estadísticas, consolidados, etc. El objetivo es proporcionar información de calidad conforme a las exigencias de costo beneficio
Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
Es un sistema de gestión de información que automatiza muchas de las prácticas del negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de la empresa.
Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa, se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos, por ejemplo producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de presupuestos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nominas, etc.
El objetivo principal de los sistemas ERP es optimizar los procesos empresariales, acceso a la información, posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización, eliminando datos y operaciones innecesarias.
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| Áreas involucradas en el sistema ERP |
La empresa GyC implementó este sistema en su organización y en su implementación estuvo involucrado directamente la gerencia debido a que implicó cambios organizacionales que involucraron a muchas personas de diferentes áreas de la institución. Se hizo relevante identificar los grupos comprometidos en el desarrollo de los sistemas debido a los cambios administrativos y organizacionales que implicaban los puestos y habilidades del personal. De igual manera, se requirió formalizar las responsabilidades de cada uno de los mismos. Las áreas involucradas se pueden ver en la imagen.
El proceso de implementación continúa y se fortalece cada vez mas porque además de la motivación que le imprime la gerencia, cada área cuenta con un líder que halona el proceso y reporta los inconvenientes al área de tecnología quien de respaldo en estos casos y vela por el mantenimiento de la sistema.
Adicionalmente, cada trimestre se realizan encuentros entre la gerencia y las jefaturas de cada área con el fin de realizar seguimiento a las actividades, con el fin de verificar el estado de pérdidas y ganancia, de reorientar y dar impulso a las acciones que se encuentran fallando y de fortalecer aquellas que se encuentran en estado positivo.
En este orden de ideas, la información que arroja el sistema es suministrada por cada una de las áreas en un informe que deja ver el estado general en el lapso de tiempo analizado y brinda a los gerentes una guía para canalizar las desviaciones que se presentan y que se les hace seguimiento en el siguiente encuentro. De esta manera se
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| Áreas y Niveles de decisión de información |
encadena al sistema con la actividad diaria que se realiza y se deja ver la importancia de acoger el sistema de información integrada.
Ventajas y desventajas del Sistema de Información ERP en la Empresa CyG
Después de cinco años de funcionamiento, el sistema requirió de esfuerzo, tiempo, experiencia y dinero para que produjera información integrada y completa, aun se encuentra en este proceso de adaptación. Una vez se adapte totalmente, se convertirá en una herramienta esencial para cada área que lo utiliza.
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| Ventajas y desventajas de la aplicación EPR en la empresa CyG |
Referencias
Universidad Manuela Beltran. (S.F.). Modulo 3 Sistemas Organizacionales. Recuperado de https://umb.instructure.com/courses/809/files/75978?module_item_id=23445
https://www.youtube.com/watch?v=-qJNuoBltdk
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